نظام حماية الأجور ومنصة مُدد: دليل عملي

نظام حماية الأجور هو الوسيلة التي تتحقق بها وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية من أن موظفي القطاع الخاص يتقاضون أجورهم كاملة وفي موعدها. والاسم الرسمي لدى الوزارة هو «برنامج حماية الأجور». وهو يعني لفرق الرواتب مهمة شهرية إضافية: ملف أجور يجب أن يتطابق مع ما تعرفه الجهات الحكومية أصلًا عن كل موظف. يشرح هذا الدليل النظام بصورة عامة، أما النسب والمواعيد والعقوبات فتحددها الوزارة وتتغير من وقت لآخر، فتحقق من المتطلبات الحالية على المنصات الرسمية للوزارة ومُدد.

ما الذي يتحقق منه النظام

يقارن نظام حماية الأجور أمرين لكل موظف:

1. ما صُرف فعلًا: بيانات صرف الأجور التي ترفعها المنشأة كل شهر، وهي عادةً الرواتب المحوّلة عبر البنوك.
2. ما كان يجب صرفه: الأجر المتفق عليه في عقد الموظف الموثق.

وتُعد المنشأة ملتزمة حين تُصرف الأجور في موعدها، للأشخاص الصحيحين، وبمبالغ متسقة مع تلك السجلات.

دور منصة مُدد

مُدد هي المنصة التي ترفع المنشآت من خلالها ملفات الأجور لنظام حماية الأجور، وتقدّم كذلك إعداد الرواتب وصرفها عبر البنوك المشاركة. وترفع منشآت كثيرة ملفًا يصدره نظام الموارد البشرية أو الرواتب لديها، بينما تُعِدّ منشآت أخرى رواتبها مباشرة في مُدد. وفي الحالتين يجب أن تتفق البيانات مع عقد الموظف وأجره المسجل في التأمينات الاجتماعية.

محتوى ملف الأجور

تحدد المنصة القالب بدقة، لكن ملف الأجور يتضمن عادةً لكل موظف:

• رقم الهوية (الهوية الوطنية للسعودي، ورقم الإقامة للمقيم)
• الأجر الأساسي وبدل السكن
• الاستحقاقات والبدلات الأخرى
• الاستقطاعات
• صافي المبلغ المصروف، والحساب البنكي الذي صُرف إليه
• فترة الأجر

لماذا تخرج المنشآت عن الامتثال

أغلب مشكلات حماية الأجور مشكلات بيانات لا مشكلات صرف:

• عدم تطابق الأجر: تغيير في الراتب صُرف في المسيّر ولم يُحدَّث في العقد أو في التأمينات الاجتماعية.
• موظفون غير مدرجين: موظف في سجلات المنشأة لم يظهر في ملف الأجور، كموظف في إجازة غير مدفوعة لم تُسجَّل حالته بشكل صحيح.
• التأخر في الصرف: تحويل الرواتب بعد تاريخ استحقاقها.
• المغادرون: موظفون غادروا ولم يُستبعدوا من سجلات المنشأة في الوقت المناسب.
• الصرف النقدي: أجور تُدفع خارج النظام البنكي فلا يراها نظام حماية الأجور.

قائمة تحقق شهرية

1. أقفل مدخلات الرواتب: الملتحقون والمغادرون وتغييرات الرواتب والإجازات غير المدفوعة والاستقطاعات.
2. تأكد أن كل تغيير في رواتب هذا الشهر منعكس أيضًا في العقد وفي الأجر المسجل لدى التأمينات الاجتماعية.
3. شغّل المسيّر وراجع تقرير الفروقات مقارنةً بالشهر السابق.
4. اصرف الرواتب بالتحويل البنكي في موعدها.
5. أصدر ملف الأجور وارفعه عبر مُدد خلال 30 يومًا. ومنذ 1 مارس 2025 لا يُرفع إلا ملف الشهر السابق.
6. راجع نتيجة الامتثال وصحّح السجلات المرفوضة قبل الدورة التالية.

كيف يساعدك رفيق HR

يحفظ رفيق HR العقود وتاريخ الرواتب والمسيّرات على سجل الموظف نفسه، فينتقل تغيير الراتب إلى المسيّر بتاريخ سريانه ويظهر في تقرير الفروقات قبل الاعتماد. ويُصدَّر ملف الأجور لمُدد وحماية الأجور وملفات رواتب البنوك من المسير المعتمد جاهزة للرفع.