من جداول البيانات إلى نظام موارد بشرية: خطة 30 يومًا للشركات السعودية

أغلب الشركات التي نتحدث معها تدير الموارد البشرية بمزيج من جداول البيانات ومجلد مشترك وواتساب، حتى يفرض أمرٌ ما التغيير: خطأ في الرواتب، أو إقامة منتهية اكتُشفت متأخرًا، أو ببساطة عدد من الموظفين لم يعد ممكنًا متابعته يدويًا. والانتقال إلى نظام موارد بشرية لا يلزم أن يكون مشروعًا طويلًا. هذه خطة من أربعة أسابيع تناسب أغلب الشركات التي يتراوح عدد موظفيها بين خمسين وبضع مئات.

الأسبوع الأول: اضبط سجل الموظف

كل شيء آخر يعتمد على سجل موظفين نظيف، فابدأ به.

• صدّر قائمة الموظفين الحالية إلى جدول واحد: الاسم بالعربية والإنجليزية، ورقم الهوية الوطنية أو الإقامة، والجنسية، والمسمى الوظيفي، والإدارة، والمدير المباشر، وتاريخ الالتحاق، ونوع العقد.
• أضف المستندات التي تنتهي صلاحيتها مع تواريخ انتهائها: الإقامة، وجواز السفر، ورخصة العمل، والرخص المهنية.
• اتفق على الهيكل التنظيمي: الإدارات والوظائف وخطوط التبعية.
• استورد البيانات، وصحّح كل خطأ يظهر في تقرير الاستيراد قبل الانتقال إلى الخطوة التالية.

ينتهي الأسبوع حين يكون كل موظف مسجلًا مرة واحدة ومعه مديره، وكل تاريخ انتهاء موجودًا في النظام.

الأسبوع الثاني: الإجازات والخطابات والخدمة الذاتية

هذه هي الطلبات الأكثر تكرارًا من الموظفين، ونقلها من واتساب أسرع مكسب.

• أعدّ أنواع الإجازات والأرصدة الافتتاحية، وراجعها مع لائحة تنظيم العمل ونظام العمل.
• أدخل العطلات الرسمية وأيام العمل الأسبوعية، بما فيها ساعات رمضان.
• جهّز قوالب الخطابات بالعربية والإنجليزية: خطاب التعريف بالراتب، وشهادة الخبرة، وأي خطابات أخرى تصدرها بانتظام.
• ادعُ الموظفين والمديرين إلى الخدمة الذاتية، وأبلغهم أن الطلبات أصبحت عبر النظام.

ينتهي الأسبوع حين تُطلب الإجازات والخطابات وتُعتمد وتُصدر من داخل النظام.

الأسبوع الثالث: السياسات والموافقات

• ارفع لائحة تنظيم العمل المعتمدة والسياسات الرئيسية، واطلب من الموظفين الإقرار بالاطلاع عليها.
• حدّد مسارات الموافقات: من يعتمد الإجازات والخطابات والسفر وغيرها، وماذا يحدث عند غياب المعتمِد.
• قرر الإشعارات التي يتلقاها كل شخص، ومعدّل إرسالها.

ينتهي الأسبوع حين تتبع الطلبات الشائعة مسار موافقات محددًا، ولا يعتمد أحد طلبًا عبر رسالة.

الأسبوع الرابع: الرواتب بالتوازي

لا تنقل الرواتب في اليوم الأول، بل شغّلها بالتوازي.

• أدخل هياكل الرواتب: الأساسي والسكن والنقل والبدلات الأخرى، بتواريخ سريانها الصحيحة.
• أدخل السلف والقروض بأرصدتها المتبقية.
• شغّل رواتب الشهر في النظام الجديد إلى جانب طريقتك الحالية، وقارن كل موظف بندًا بندًا.
• ابحث في كل فرق حتى تستطيع تفسيره، فأغلب الفروقات تنشأ من البيانات لا من الحساب.

ينتهي الأسبوع حين يتطابق شهران متتاليان، أو يُفسَّر كل فرق. عندها فقط اعتمد النظام الجديد مرجعًا للرواتب.

أمور توفّر الوقت

• سمِّ مسؤولًا واحدًا. شخص واحد في الموارد البشرية يملك عملية الانتقال ويتخذ القرارات.
• نظّف البيانات مرة واحدة. تصحيح البيانات في الجدول قبل الاستيراد أسرع بكثير من تصحيحها بعده.
• حافظ على تطابق السجلات الحكومية. إذا كشف الاستيراد راتبًا أو مسمى يختلف عن العقود أو التسجيل في التأمينات الاجتماعية، فصحّح المصدر أيضًا لا النظام الجديد وحده. اطلع على دليلَي التأمينات الاجتماعية وحماية الأجور ومُدد.

قوالب الاستيراد والتشغيل التجريبي والرواتب الموازية في رفيق HR مبنية حول هذه الخطة. يمكنك بدء التجربة واتباعها على بياناتك.