من الدورة إلى الشهادة: كيف تحفظ دليل التدريب

عندما يسأل أحد هل تدرّب الموظف، تحتاج الإجابة إلى سجل، لا إلى ذاكرة. يبيّن السجل الجيد خمسة أمور: من أكمل الدورة، وما الذي أكمله ووفق أي إصدار، ومتى أكمله، وما نتيجته، والقواعد التي طُبّقت. فإن غاب أحدها ضعف السجل. يوضح هذا الدليل كيف تضمّن الأمور الخمسة في تدريبك من البداية.

حدّد ما يُعد دليلًا

لكل دورة، اكتب ما يحتاج المدقق أو الجهة المنظِّمة أو المدير أن يراه. عادةً هو هوية المتعلم، والدورة وإصدارها، وتاريخ الإتمام، والدرجة، وأي استثناء معتمد. حدّد ذلك قبل بناء الدورة، فإضافته لاحقًا أصعب بكثير.

حدّد قاعدة الإتمام قبل بدء الدورة

إن كانت الدورة تضم اختبارات مُقيَّمة، فحدّد القاعدة أولًا: هل يجب اجتياز كل الاختبارات؟ وكم عدد المحاولات المسموحة، وماذا يحدث بعد آخر محاولة؟ يستطيع رفيق HR ليرن أن يشترط اجتياز كل اختبار مُقيَّم قبل أن تُحتسب الدورة مكتملة. وبعد بدء المتعلمين، يصعب شرح السجل إن غيّرت القاعدة، لذلك ثبّتها وسجّلها.

احتفظ بالسجلات الأصلية

ترسل حزم SCORM الإتمام والدرجة إلى نظام التعلم، وتسجّل عبارات xAPI ما فعله المتعلم في مخزن سجلات التعلم. احتفظ بهذه السجلات الأصلية. وحين يسأل أحد لماذا تغيّرت حالة ما، فالعبارة الأصلية أقوى دليل من أي ملخص.

استخدم شهادات يمكن التحقق منها

ملف PDF يمكن تعديله، فهو دليل ضعيف وحده. امنح كل شهادة رمزًا فريدًا ورمز QR، ودع أي شخص يتحقق منها في صفحة تحقق دون تسجيل دخول. التحقق بالرمز سريع للمدقق، ولا يعتمد على الثقة بالورقة أمامه.

خطّط للانتهاء والتجديد

بعض التدريب يجب تكراره، غالبًا بعد مدة محددة. حدّد تاريخ انتهاء على الشهادة، وتابع مواعيد الاستحقاق بمتتبع للتدريب الإلزامي، حتى يصل التذكير إلى الشخص قبل انتهاء الشهادة. راجع ما هو مستحق كل شهر، لا حين يسأل أحد عنه.

احتفظ بسجل تدقيق للتغييرات

سجّل من سجّل متعلمًا، ومن اعتمد استثناءً، ومن غيّر اختبارًا أو قاعدة إتمام. سجل التدقيق الذي يصعب تعديله يجعل بقية الأدلة موثوقة، لأنه يُظهر أن السجل لم يُعَدَّل بهدوء.

قائمة مختصرة لفرق التعلم والتطوير

• حدّد الدليل الذي يجب أن تنتجه كل دورة قبل بنائها.
• ثبّت قاعدة الإتمام وحد إعادة المحاولة، وسجّلهما.
• اربط المتعلم بسجله في الموارد البشرية بالرقم الوظيفي، ليبقى سجل التدريب بجوار الشخص الصحيح.
• راجع الشهادات التي تقترب من الانتهاء كل شهر.
• صدّر أدلة التدريب للمراجعة وفق جدول، لا في اللحظة الأخيرة.

تختلف متطلبات أدلة التدريب بحسب القطاع والجهة، فراجع القواعد التي تنطبق على منشأتك. ويعمل رفيق HR ليرن منفردًا أو مع رفيق HR. يمكنك قراءة المزيد في صفحة رفيق HR ليرن.