وصف وظيفي مساعد إداري: نموذج جاهز بالعربية
الوصف الوظيفي للمساعد الإداري يحدد الدعم المكتبي الذي يقدمه لمدير أو فريق. يغطي هذا النموذج المكتوب للمنشآت في السعودية إدارة المواعيد والاجتماعات، والمراسلات بالعربية والإنجليزية، والأرشفة، وحجوزات السفر، والمستلزمات المكتبية، واستقبال الزوار، بصياغة محايدة وخانات لبيانات منشأتك. انسخه أو نزّله بصيغة Word.
استبدل ما بين القوسين المعقوفين [ ] ببياناتك.
المسمى الوظيفي: مساعد إداري
القسم: [القسم]
المرجع المباشر: [مسمى المدير]
مكان العمل: [المدينة]، [حضوري / هجين]
نوع التوظيف: [دوام كامل]
الهدف من الوظيفة
تقديم دعم مكتبي منظم وموثوق لـ [المدير أو الفريق]، لتسير الاجتماعات والمراسلات والسجلات بسلاسة.
المهام والمسؤوليات الرئيسية
- إدارة المواعيد وترتيب الاجتماعات وحجز قاعاتها.
- إعداد جداول الأعمال وتدوين محاضر الاجتماعات ومتابعة تنفيذ ما اتُّفق عليه.
- صياغة الخطابات والمذكرات والرسائل بالعربية والإنجليزية.
- تنظيم الملفات الورقية والإلكترونية بحيث يسهل الرجوع إليها.
- حجز رحلات العمل والفنادق والتأشيرات وإعداد خطط السفر.
- طلب المستلزمات المكتبية ورفع طلبات الشراء وفق سياسة المنشأة.
- استقبال الزوار والرد على الاتصالات الخاصة بـ [المدير أو الفريق].
- متابعة المعاملات الواردة والصادرة ومواعيدها.
- إعداد تقارير وعروض تقديمية بسيطة من البيانات المتاحة.
- التنسيق مع الموارد البشرية والمالية والعلاقات الحكومية في مستندات الموظفين عند الطلب.
المؤهلات والخبرة
- [دبلوم / بكالوريوس] في إدارة الأعمال أو تخصص ذي صلة.
- خبرة [العدد] سنوات في الأعمال الإدارية أو المكتبية.
المهارات
- إجادة [Microsoft Office / Google Workspace].
- تواصل واضح بالعربية والإنجليزية كتابةً وحديثًا.
- التنظيم والكتمان والاهتمام بالتفاصيل.
- القدرة على التعامل مع عدة طلبات في وقت واحد والالتزام بالمواعيد.
ظروف العمل
ساعات العمل: [الأيام والساعات، في حدود نظام العمل]
مقر العمل: [عنوان المكتب]
فترة التجربة: [العدد] يومًا، بحد أقصى 180 يومًا، وفق العقد
الأجر والمزايا: [نطاق الراتب أو «يُحدد عند المقابلة»]، [بدل السكن والنقل]، [التأمين الطبي]، [مزايا أخرى]
طريقة التقديم
[طريقة التقديم وآخر موعد له]
كيف تكيّفه
- حدد من يدعمه شاغل الوظيفة. دعم مسؤول تنفيذي واحد يختلف في حجم العمل ومستواه عن دعم إدارة كاملة أو المكتب كله.
- أضف الأنظمة التي تستخدمها، مثل نظام الاتصالات الإدارية أو نظام المشتريات.
- احذف ما لا ينطبق. إذا كان لديك موظف استقبال فاحذف مهام الزوار، وإذا كان السفر نادرًا فاحذف الحجوزات.
ما تتجنبه في إعلان الوظيفة
- اشتراطات مبنية على الجنس أو العمر أو الجنسية أو الدين أو المظهر. صف العمل والمهارات، واترك التقديم مفتوحًا لكل من تنطبق عليه.
- تسمية الوظيفة «مساعد» مع إدراج مهام مدير مكتب.
- وعود بأجر أو مزايا لا يطابقها العرض.
بعض المهن والأنشطة مقصورة على السعوديين، أو تشترط نسبة محددة منهم، بموجب قرارات التوطين. تحقق من القرارات التي تنطبق على نشاطك وهذه المهنة في منصة قوى قبل نشر الإعلان، واطلع على التوطين.
تنشر وحدة التوظيف في رفيق HR، ضمن الباقة الشاملة، الوظيفة على بوابة وظائفك ومواقع التوظيف وجدارات، ويُعدّ رفيق الذكي مسودة أولى لأي وصف وظيفي في مولد الوصف الوظيفي المجاني.
المصادر الرسمية
أسئلة شائعة
ما مهام المساعد الإداري؟
إدارة المواعيد والاجتماعات، وصياغة المراسلات وأرشفتها، وحجز السفر، وطلب المستلزمات المكتبية، واستقبال الزوار، وتنظيم السجلات لمدير أو فريق، ليتفرغوا لأعمالهم.
ما الفرق بين المساعد الإداري والمساعد التنفيذي؟
يدعم المساعد الإداري غالبًا فريقًا أو إدارة، أما المساعد التنفيذي فيدعم مسؤولًا تنفيذيًا واحدًا، ويتعامل مع أمور أكثر سرية، وكثيرًا ما يتصرف نيابة عنه. يصلح هذا النموذج للحالتين بعد تعديل المرجع المباشر ونطاق العمل.
ما المؤهلات التي أطلبها؟
عادةً دبلوم أو بكالوريوس، وخبرة مكتبية، وإجادة Microsoft Office أو Google Workspace، وتواصل واضح بالعربية والإنجليزية. اطلب ما تحتاجه الوظيفة فعلًا حتى لا تستبعد متقدمين أكفاء.
هذه معلومات عامة لتسهيل الفهم، وليست استشارة قانونية. الأنظمة والنسب تتغيّر، فارجع دائمًا إلى النص الرسمي على منصات الجهات المختصة واستشر مختصًا قبل اتخاذ أي قرار.
