وكيل موارد بشرية ينفّذ: معاينة واعتماد وتراجع

المساعد الذي يجيب عن سؤال «كم بقي من رصيد إجازتي؟» مفيد. أما المساعد الذي يقدّم طلب الإجازة، ويوجّهه إلى المدير الصحيح، ويحدّث تقويم الفريق، فأكثر فائدة بكثير، وأكثر خطورة أيضًا. ورفيق الذكي، وكيل الذكاء الاصطناعي في رفيق HR، مبني للقيام بالأمر الثاني. وفي هذه التدوينة نصف القواعد التي وضعناها له.

يستخدم أدواتك نفسها، بصلاحياتك نفسها

ليس لرفيق الذكي باب خلفي إلى قاعدة البيانات. كل إجراء يقوم به يمر عبر أداة مسجّلة، هي العملية نفسها التي تستدعيها الشاشة، وكل أداة تحدد الصلاحية التي تحتاجها ومستوى خطورتها. فحين يطلب موظف شيئًا من رفيق الذكي، لا يستطيع رفيق الذكي أن يفعل إلا ما يستطيع الموظف فعله بنفسه. ورفيق الذكي لدى المدير يرى فريق المدير، ولا شيء غيره.

لا تغيير قبل أن تراه

قبل أي إجراء يغيّر البيانات، يعرض رفيق الذكي بطاقة معاينة: ما الذي سيفعله، وعلى أي سجل، وبأي قيم. ولا يحدث شيء حتى يؤكد المستخدم. وإذا كان الطلب غير واضح، كأن يكون في الإدارة نفسها موظفتان باسم سارة، يسأل رفيق الذكي بدل أن يخمّن.

الإجراءات الحساسة تمر بالموافقات

تحدد كل منشأة مقدار استقلالية رفيق الذكي لكل دور: إجابة فقط، أو اقتراح، أو تنفيذ باعتماد، أو تنفيذ ضمن حدود. وبعض الإجراءات لا تكون تلقائية أبدًا مهما كانت الإعدادات: صرف الرواتب، والترقيات، والجزاءات، وإنهاء الخدمة، والتقديمات الحكومية، وملفات البنوك، كلها تنتظر اعتمادًا بشريًا عبر مسار الموافقات المعتاد في المنشأة. يستطيع رفيق الذكي أن يُعِدّ مسيّر الرواتب ويشرح فروقاته، لكنه لا يستطيع اعتماده.

كل إجراء يترك إيصالًا

حين ينفّذ رفيق الذكي إجراءً، يكتب إيصالًا في سجل التدقيق: من طلب، وبأي كلمات، وأي أداة نُفّذت، وبأي مدخلات، ومن اعتمد، وكيف يمكن التراجع. وحيث تدعم الأداة ذلك، يمكن التراجع عن الإجراء خلال 24 ساعة. وهكذا يُراجَع عمل رفيق الذكي في المكان نفسه الذي يُراجَع فيه عمل الجميع.

العربية أولًا

أغلب أسئلة الموارد البشرية في الشركات السعودية تُطرح بالعربية، لذا لكل أداة وصف بالعربية وآخر بالإنجليزية، ونختبر رفيق الذكي بمجموعات سيناريوهات باللغتين. والطلب بالعربية يحصل على إجابة بالعربية، مع تواريخ وأرقام منسّقة كما يتوقعها القارئ.

النظام يعمل دونه

رفيق الذكي طريق مختصر، لا بوابة إلزامية. كل شاشة في رفيق HR تعمل مباشرة، وإذا تعذّر الوصول إلى مزوّد الذكاء الاصطناعي، يخبرك رفيق الذكي بذلك ويستمر باقي النظام في العمل. ويمكن لكل منشأة أيضًا أن تختار مزوّد الذكاء الاصطناعي والنموذج، أو نموذجًا خاصًا للتثبيت داخل المنشأة.

اقرأ المزيد عن رفيق الذكي في صفحته.